Online vergaderen brengt een aantal problemen met zich mee. Zien we enkel het gezicht van onze gesprekspartners, dan kunnen we wel voortgaan op wat ze zeggen en op hun gezichtsuitdrukking, maar kost dat toch meer moeite dan bij een echte ontmoeting omdat de verlichting of de helderheid niet optimaal zijn. Ook missen we een hoop belangrijke non-verbale informatie, zoals wat ze doen met hun handen of welke houding ze aannemen.
We moeten ons ook meer inspannen om alle informatie te verwerken dan bij een live ontmoeting, omdat we veel meer prikkels te verwerken krijgen: we zien niet alleen meerdere gesprekspartners samen in beeld, maar ook de interieurs waarin ze zitten, welke boeken er op de boekenplank staan, af en toe een huisdier of huisgenoot die op de achtergrond passeert.
Omdat online vergaderen veel meer concentratie vraagt dan live of telefoongesprekken, is het vaak moeilijk om gefocust te blijven. Daarom formuleerde Veerle Hermans, professor ergonomie aan de VUB, enkele nuttige tips.
1. Doseer
Blijf niet continu online maar boek daarvoor vaste tijdstippen in je agenda. Plan geen vergaderingen vlak na elkaar. Reserveer in je agenda ook tijd voor het voorbereiden van een meeting of het afwerken van een project. Werk van tevoren samen aan gedeelde documenten en spreek alleen online af om de resterende elementen te bespreken. Stuur een e-mail wanneer het niet noodzakelijk is om rechtstreeks te praten.
2. Praat niet door elkaar
Bij een presentatie door één persoon, zet je de andere camera’s en micro’s uit. Vragen zet je in de chat en stel je pas na de presentatie. Een voorzitter kan dit het best begeleiden. Bij groepsgesprekken praat je niet door elkaar. Stiltemomenten zijn heilzaam en hoeven niet alleen aan problemen met de wifi-verbinding te liggen.
3. Varieer
We voelen ons goed bij variatie, maar alle online vergaderingen zien er net hetzelfde uit. Dat kan je doorbreken door variatie in je presentatie te brengen: vraag reacties in de chat of zet te behandelen onderwerpen tijdens een presentatie op een bord naast je en vink ze af wanneer ze behandeld zijn. Verlies je als toehoorder makkelijk je concentratie, hou dan pen en papier bij de hand om zaken te noteren en bij de les te blijven.
4. Pauzeer
Continu naar het scherm kijken, zorgt ervoor dat je ogen zich voortdurend op een korte afstand moeten focussen. Dit kan leiden tot oogvermoeidheid. Kijk elke twintig minuten gedurende twintig seconden wat verder weg. Hou na vijftig minuten pauze en wandel wat rond. Beperk virtuele bijeenkomsten tot maximaal twee uur.
Schrijf je in op onze nieuwsbrief
En blijf op de hoogte van de laatste inzichten in wetenschap en technologie.