E-mail is niet meer weg te denken uit onze werkdag. Toch bestaat er geen universele gebruiksaanwijzing. Daarom zoeken we een strategie die ons efficiënt met e-mail leert werken zonder voor extra stress of vermoeidheid te zorgen.
Volgens duizenden zelfhulpboeken en goeroes in timemanagement bestaat er een manier om ontspannen je e-mails te verwerken. De enorme hoeveelheid onderzoek die wordt gedaan naar dit onderwerp geeft hen de kans om enkel de positieve cijfers te laten zien. Soms baseren ze hun gegevens zelfs helemaal niet op echte onderzoeken.
Er bestaat geen kant-en-klare oplossing die zowel de productiviteit als de mentale gezondheid van werknemers bevordert
ACAS (een bureau van werkplekdeskundigen gevestigd in het VK) liet een studie uitvoeren over verschillende strategieën die mensen aanwenden om de stortvloed aan werkmails te controleren. Voor deze studie werden 42 papers gebruikt waaruit de onderzoekers een aantal relevante thema’s haalden. Uiteindelijk toetsten 12 representatieve deelnemers de strategieën die uit dit onderzoek voortkwamen.
Uit de studie bleek dat er geen kant-en-klare oplossing bestaat die zowel de productiviteit als de mentale gezondheid van de werknemers bevordert. Het lezen van je e-mails na het werk geeft je bijvoorbeeld een groter gevoel van controle maar het vermindert je werklast niet. Bovendien zorgt dit dan weer voor conflicten met je partner.
De onderzoekers ontdekten wel een aantal strategieën die goed lijken te werken. Op die manier konden ze een aantal populaire mythes over e-mail op het werk ontkrachten. Hier volgen de vijf belangrijkste voorbeelden.
Mythe 1: we mogen onze e-mails maar een paar keer per dag bekijken
Iedereen vindt het vervelend om constant onderbroken te worden door e-mailmeldingen. Toch mogen we onze mails ook niet te lang negeren. Werknemers die regelmatig hun e-mails lezen voelen zich minder snel overrompeld, zelfs wanneer ze een enorme hoeveelheid mails ontvangen. Regelmatig je inbox checken is dus belangrijk als je e-mailstress wilt vermijden.
Mythe 2: e-mails sturen is tijdverlies en leidt af van het echte werk
Slechts een kleine hoeveelheid van de mails die verstuurd en ontvangen worden op de werkvloer zijn niet werkgerelateerd. Werknemers maken op een efficiënte manier gebruik van e-mails om hun taken af te maken en geven aan dat het een cruciale tool is.
Mythe 3: het beperken van mails buiten de werkuren vermindert stress
Op 1 januari 2017 werd er in Frankrijk een nieuwe wet goedgekeurd. Deze wet geeft de werknemers het recht om ‘uit te schakelen’. Na een bepaald uur zijn ze niet meer verplicht om hun e-mails te bekijken. Maar willen werknemers dit wel? Ze geven aan dat ze de flexibiliteit van e-mail net handig vinden.
E-mailetiquette schrijft voor dat we geen mails meer mogen sturen na de kantooruren. Er bestaan tools die het mogelijk maken het verzenden van de mail uit te stellen. Die geven het personeel de mogelijkheid om hun e-mails nog na de werkdag te verwerken. Zo storen ze de mensen die hun werk niet mee naar huis willen nemen niet.
Mythe 4: duidelijke reactietijden zijn noodzakelijk
In jobs die erg klantgericht zijn is een duidelijke, beperkte reactietijd zeker noodzakelijk. In andere sectoren zorgt een limiet op de reactietijd echter voor onnodige extra druk en stress voor de werknemers. Dit zorgt voor een reactieve- in plaats van een strategische aanpak.
De druk om snel te reageren heeft dus een averechts effect en is misschien ook wel ongegrond. Veel klanten geven namelijk aan dat ze helemaal geen snel antwoord vereisen. Organisaties kunnen die limieten dus best achterwege laten.
Mythe 5: het gebruik van ‘CC’ en ‘beantwoord allen’ is onnodig en irritant
De CC-functie (carbon copy) in e-mail stamt nog uit de dagen van de handgeschreven memo’s en de typemachine. De functie imiteert het zogenaamde carbonpapier dat aan één kant zwart is en waarvan tijdens het schrijven automatisch een kopie wordt gemaakt. Onderzoeken naar de CC- en de beantwoord allen- functie toont dat deze opties een verschillend effect hebben in verschillende werksituaties.
In een schuldcultuur heeft de CC-functie vaak een negatieve reputatie. Het is een manier voor werknemers om zichzelf in te dekken, om de schuld op anderen te steken of om op te scheppen en zichzelf op de voorgrond te plaatsen. De CC-functie wordt echter positief ontvangen wanneer de relatie tussen collega’s goed zit. Hier is het een manier om informatie met elkaar te delen, om betrokken te blijven en om het statusverschil tussen werknemers weg te werken.
Andere tools zoals Slack, Yammer en gezamelijke inboxen kunnen ook heel handig zijn. Ze worden vooral gebruikt om de digitale activiteiten van de werknemers te coördineren. Berichten van teamprojecten worden digitaal gedeeld en discussies worden opgepikt en gelinkt aan projecten en documenten. Voor parttimers en shiftwerkers voorkomen deze systemen de opstapeling van berichten omdat hun teamgenoten de mails kunnen opvangen.
Welke conclusie trekken we nu uit deze studie? Onze aanpak van het probleem hangt duidelijk af van de communicatietechnologie die we gebruiken. Het nut van e-mail op de werkvloer verschilt van individu tot individu en hangt af van de werksfeer. Organisaties moeten hier rekening mee houden in hun zoektocht naar een verbeterde communicatie en hun strijd tegen burn-outs.
Vertaling: Silke Hendriks
