De voordelen van thuiswerk

Wie dat kan, werkt dezer dagen van thuis uit. Maar thuiswerken heeft meer voordelen dan alleen het coronavirus indammen. Met de juiste aanpak kan thuiswerk zowel de winstcijfers als de werknemers ten goede komen.

Ik werk goed door en lever geen half werk. Ik heb geen last van uitstelgedrag, laat me niet makkelijk afleiden en heb een behoorlijk optimistische kijk op de zaken, al kan ik soms wel wat meer zelfvertrouwen gebruiken. Als introvert persoon werk ik het liefst alleen en hecht ik aan autonomie. Soms ben ik sceptisch en twijfel ik aan de oprechtheid van anderen, en ik kan werkproblemen moeilijk van me afschudden. Ik vind niet altijd even makkelijk het evenwicht tussen werk en privé.

De beschrijving hierboven is geen zelfanalyse. Het is de samenvatting van mijn Distributed Worker Personality Profiler. Die psychometrische test heeft het bureau Work E­vOHlution ontworpen om mensen op een wetenschappelijk onderbouwde manier te helpen uitblinken in flexibele werksituaties. Het profiel helpt leidinggevenden in te schatten of een medewerker het goed zou doen buiten de traditionele kantooromgeving. Het brengt mogelijke valkuilen in kaart en geeft aan hoe je die kunt omzeilen.

Een studie bij 249 werknemers wijst uit dat thuiswerkers 13 procent productiever zijn en het bedrijf per persoon jaarlijks ruim 1.600 euro extra opleveren

Ikzelf ben erg tevreden dat ik als freelance journalist niet op kantoor hoef te zitten, maar mijn profiel licht wel een paar kantjes uit waar ik voor moet opletten. Als een redacteur me een (voor mij althans) onmogelijke opdracht bezorgt, dan laat ik me daar zo door op stang jagen dat ik meteen een kregelig antwoord wil terugmailen, waarmee ik mezelf mogelijk in de nesten werk. Gelukkig heeft de test advies op mijn maat: ik kan even wachten voor ik antwoord, stoom gaan afblazen in de sportschool of de frustratie van me afschrijven in een kladje van een mail, zonder die daadwerkelijk te versturen.

De psychologen van Work EvOHlution zijn ervan overtuigd dat de toekomst aan het telewerk is, en dat bijna iedereen daar - met de juiste sturing - zijn weg in kan vinden. Dankzij snelle internetverbindingen, videochat, smartphones en andere sterke staaltjes technologie is telewerk - ook wel flexwerk, slim werken, verspreid werken, afstandswerken of blended work - inderdaad populairder dan ooit tevoren.

Het aantal Amerikanen dat minstens één dag per week thuiswerkt, is tussen 1997 en 2010 met maar liefst 35 procent omhooggeschoten - van 9,2 tot 13,4 miljoen. Volgens Global Workplace Analytics, een onderzoeks- en adviesbureau gespecialiseerd in nieuwe werkplekstrategieën, werkte ongeveer een kwart van de Amerikaanse werkende bevolking in 2015 niet de hele tijd op kantoor. Van wie een baan heeft met mogelijkheden voor telewerk, geeft 80 tot 90 procent aan dat twee of drie dagen per week te willen doen. In Nederland hebben drie op de vier bedrijven medewerkers die af en toe thuiswerken (Centraal Bureau voor Statistiek, 2015). Dat is een stijging met 40 procent tegenover tien jaar geleden. In België werkt slechts 16 procent van de werkende bevolking geregeld thuis, maar dat is wel drie keer zoveel als tien jaar geleden. Bij hooggeschoolden stijgt dat percentage tot 25 procent. (cijfers FOD Financiën, 2016.) In België blijken vooral mannen met een hoge functie vaak thuis te werken; in Nederland zijn het net de hooggeschoolde vrouwen die vaker hun huis als werkplek hebben.

Bedrijfsleiders zijn niet blind voor de trend. Zij willen vooral weten wat telewerk betekent voor de bedrijfscijfers, en welke factoren voorspellen wie het thuis goed zal doen. Het mag dan steeds meer ingeburgerd raken, heel wat managers staan nog steeds huiverachtig tegenover thuiswerk. Ze houden graag een oogje in het zeil, en van een afstand vallen de troepen misschien moeilijker in het gareel te houden.

Productiever en gelukkiger

Voor de bredere maatschappij valt er alvast heel wat te winnen bij telewerk. Minder woon-werkverkeer betekent minder files en minder vervuiling. En werknemers hoeven niet langer hun woonplaats te kiezen in functie van hun baan – of omgekeerd.

Thuiswerk heeft voordelen voor mens en maatschappij, zoals minder woon-werkverkeer en meer vrije tijd.

Van thuiswerk wordt gauw gezegd dat er dan van werken vast niet veel in huis komt. Bij gebrek aan wetenschappelijk onderzoek viel dat vooroordeel tot voor kort moeilijk te weerleggen. Maar de bevindingen van recent onderzoek spreken voor zich.

Samen met zijn oud-promovendus James Liang heeft Nicholas Bloom, een econoom aan Stanford University, een studie uitgevoerd bij Ctrip, een groot reisagentschap in Shanghai. De wetenschappers vroegen 249 van de 16.000 werknemers om gedurende negen maanden deel te nemen aan een experiment. De helft van hen zou van huis uit werken, de andere helft bleef op kantoor.

Toen Bloom en Liang hun bevindingen in 2015 bekendmaakten in het tijdschrift Quarterly Journal of Economics, zetten veel leidinggevenden waarschijnlijk grote ogen op. Elke thuiswerker leverde het bureau jaarlijks ruim 1.600 euro extra op. Die winst was grotendeels te danken aan de lagere huurkosten voor kantoorruimte. Maar er was meer. De thuiswerkers waren 13 procent productiever dan hun collega’s op kantoor. Ze namen minder vaak pauze, gingen ’s ochtends stipter aan het werk en namen vaak maar een half uur lunchpauze. Naar eigen zeggen konden ze zich beter concentreren en haalden ze meer voldoening uit hun werk. Bovendien was het risico dat ze hun baan zouden opzeggen maar half zo groot als bij collega’s die vijf dagen per week op kantoor werkten.

Die werktevredenheid zorgt er misschien ook voor dat t­elewerkers makkelijker de motivatie vinden om zich vast te bijten in hun werk, vooral als het tegenzit. Eerder dit jaar verscheen in het wetenschappelijke tijdschrift Computers in Human Behavior een artikel van Nico van Yperen, psycholoog aan de Rijksuniversiteit Groningen. Uit zijn onderzoek bij 657 werknemers in uiteenlopende sectoren bleek dat mensen die graag zelfstandig werken en goed om kunnen met de combinatie van thuiswerk en kantoorwerk minder snel hun intrinsieke motivatie verliezen als de werklast toeneemt. Ze blijven met andere woorden langer geboeid door de taak doordat ze meer voldoening halen uit hun werk.

Hun collega’s die op kantoor werken, bleken de motivatie wel kwijt te raken als het moeizamer liep. ‘Als je moe bent maar je moet doorgaan omdat je op kantoor bent, dan weegt het werk nog veel zwaarder’, zegt Van Yperen. ‘Als je even een dutje kan doen, kan gaan sporten of spelen met je kind - en ’s avonds wat later doorwerkt - kan je makkelijker om met die druk, omdat je je dag kan indelen zoals dat voor jou het handigst is.’

'Innovatief en creatief denken van huis uit is niet vanzelfsprekend'

Die autonomie is een van de grootste troeven van telewerken, weet ook Ravi Gajendran van de universiteit van Illinois (Urbana-Champaign). In 2007 voerde hij samen met psycholoog David Harrison van de universiteit van Texas (Austin) een meta-analyse uit van 47 studies bij 12.833 werknemers. De conclusie: telewerkers ervaren meer werktevredenheid, minder stress en een beter evenwicht tussen werk en privéleven. Ze gaven ook minder vaak aan hun baan te willen opzeggen. Daar heeft het grotere gevoel van zelfstandigheid veel mee te maken, aldus Gajendran.

In 2015 hadden hij en zijn collega’s al vastgesteld hoe telewerk de prestaties ten goede kan komen als het minder goed botert tussen werknemer en leidinggevende. Bij een constructieve relatie tekenden de onderzoekers geen effect op. Gajendran denkt dat medewerkers die zich niet naar waarde geschat voelen op het werk, zich extra willen bewijzen als hun een gunst verleend wordt die hen uit die negatieve situatie weghaalt - zoals de mogelijkheid om thuis te werken.

Toch zijn er ook nadelen. Het Chinese onderzoek van Bloom en zijn collega’s wees uit dat de thuiswerkers niet sneller promotie krijgen dan kantoorwerkers, ook al presteren ze beter. Misschien is het een vorm van discriminatie, gist Bloom, of misschien voelen ze weinig voor leidinggevende posities waarbij ze op kantoor aanwezig moeten zijn.

Te lang wegblijven van de werkvloer kan de relatie met collega’s schaden, zo geeft Gajendrans meta-analyse aan. Wie meer dan een paar dagen per week telewerkt, weet vaak niet goed hoe de collega’s over hem of haar denken. Omgekeerd kan bij hen die vastzitten op kantoor ‘tele-wrevel’ de kop opsteken over hun collega’s die wél thuis kunnen werken.

De beste regelingen combineren afstandswerk en kantoorwerk. In een studie die in 2005 verscheen, vroegen Timothy Golden (Rensselaer Polytechnic Institute) en John Veiga (universiteit van Connecticut) 321 telewerkers met een hogere functie hoe vaak ze thuiswerkten en wat ze daarvan vonden. Dat bracht een genuanceerd verband aan het licht.Meer afstandswerk brengt meer voldoening – maar alleen tot op bepaalde hoogte.

Na ongeveer 15 uur weg van kantoor vlakt het effect af, waarna de tevredenheid weer wat daalt, hoewel die nog steeds hoger blijft dan bij wie slechts sporadisch telewerkt. De voldoening hangt ook af van een aantal andere aspecten, zoals de afhankelijkheid van de werknemer van zijn of haar collega’s. ‘Er is een optimaal punt waarop de werktevredenheid piekt’, vertelt Golden. ‘Als we het hebben over telewerk, dan moeten we rekening houden met het aantal uren per week, want dat heeft een grote invloed op het resultaat.’

Het perfecte profiel

Afstandswerken is niet voor iedereen weggelegd. Bouwvakkers, chirurgen, acteurs, leerkrachten en vele anderen móeten wel op hun werk zijn. Maar de slaagkansen van thuiswerk hangen ook af van iemands persoonlijkheid.

Mensen die goed zijn in telewerken, hebben vaak veel nood aan autonomie. Ze geloven dat ze hun lot in eigen handen hebben en hebben vertrouwen in hun professionele kunnen. Ook toewijding is belangrijk, een gevoel van plichtsbesef en loyaliteit aan de werkgever en trots op het vertrouwen dat in je wordt gesteld. Introverte mensen die sociale situaties vaak afmattend vinden en lang alleen zijn niet erg vinden, zijn ook vaak in hun schik met telewerk.

Andere karaktertypes ligt thuiswerk minder. ’Mensen die energie halen uit de aanwezigheid van anderen – de gezelschapsdieren van het kantoor – hebben het moeilijk om voldoening en betrokkenheid te voelen als ze op afstand werken’, weet Thomas O’Neill van de universiteit van Calgary, die bij Work EvOHlution de afdeling onderzoek leidt. Wie last heeft van uitstelgedrag kan buiten de kantooromgeving dan weer makkelijker zwichten voor afleidingen.

Nico van Yperen en zijn collega’s zagen dat profiel in 2014 bevestigd in een bevraging van 348 werknemers in uiteenlopende sectoren. Op de vraag hoe effectief ze zelf dachten te zijn in blended working – een combinatie van traditionele en nieuwe werkvormen – scoorden die deelnemers het best die veel nood hebben aan autonomie en weinig behoefte aan structuur en verbondenheid met anderen. Een aantal bedrijven probeert die bevindingen te vertalen in praktische hulpmiddelen. De profieltest van Work EvOHlution die ik heb afgelegd, peilt in welke mate je het eens bent met uitspraken als ‘Ik vind samenwerking belangrijker dan wedijver’ en ‘Ik geloof dat mijn succes meer afhangt van kunde dan van geluk’. De antwoorden worden met algoritmes geanalyseerd, wat tot een inschatting leidt van de slaagkans van telewerk: ‘voorzichtigheid geboden,’ ‘gemiddeld,’ of ‘sterk.’

Toch hoef je niet hét perfecte profiel te hebben om goed te zijn in telewerk. ‘Je kunt strategieën ontwikkelen om tegemoet te komen aan sommige aspecten van je profiel,’ licht psychologe Laura Hambley toe, de directeur van Work EvOHlution. Uitstellers kunnen bijvoorbeeld hun werkdag aftrappen met die taken waar ze veel zin in hebben, en sociale mensen kunnen geregeld televergaderen of afspreken voor overleg bij een kopje koffie.

Ook externe factoren spelen een rol. Als er onder je thuiskantoor druk gerenoveerd wordt of als een huisgenoot je voortdurend stoort, kan je sowieso niet geconcentreerd werken. Uit Goldens bevraging van 454 deeltijdse thuiswerkers bleek in 2006 dat diegenen die meer thuiswerken minder vaak gehinderd worden door hun werk in hun gezinsleven, maar vaker gehinderd worden door hun gezin tijdens het werk. Gelukkig valt daar vaak een mouw aan te passen. Soms is er niet meer nodig dan een deur tussen werk en gezin, een kinderoppas, of een geluiddempende koptelefoon.

Creatief zonder kantoor

Ondanks de bewezen voordelen van telewerk houden sommige leidinggevenden liever vast aan wat ze kennen. Het hogere kader staat vaak sceptisch tegenover risico en verandering. Als er iets fout loopt, kan dat hen duur te staan komen, en sommigen zijn bang dat het werk erbij zal inschieten als er geen toezicht is - ook al werken heel wat managers zelf minstens deeltijds op afstand. Ook ego’s spelen misschien een rol. ‘Managers hebben graag mensen rondom zich omdat ze daar een gevoel van macht en status van krijgen’, vertelt Gajendran. ‘Ze willen hun medewerkers ook liever op kantoor omdat dat het werk voor henzelf makkelijker maakt.’

Wat de reden ook zij, met een verbod op telewerk kan een bedrijf zichzelf in de voet schieten, want het biedt geen perspectief aan talent dat graag flexibel of zelfstandig wil werken. Een mogelijke oplossing ligt in een duidelijk beleid voor telewerk. Zo hangt de beslissing niet af van het goeddunken van een enkele chef. Leidinggevenden zouden er ook bij gebaat zijn  te leren hoe ze kunnen omgaan met een verzoek tot telewerk, hoe ze hun managementstijl kunnen bijstellen en hoe ze realistische verwachtingen kunnen scheppen.

Sommige bedrijven gaan ondertussen tegen de trend in. In 2013 bracht een gelekte bedrijfsmededeling aan het licht dat Marissa Mayer, de kersverse baas van Yahoo, had beslist om telewerk af te schaffen. ‘Snelheid en kwaliteit schieten er vaak bij in als we thuis werken’, staat te lezen in de mededeling van de afdeling personeelszaken. ‘We moeten één Yahoo! zijn, en dat begint met fysiek samen zijn.’ ‘Verbijsterend’, zo reageerde Richard Branson een paar dagen nadien. Bedrijven die niet openstaan voor het Nieuwe Werken laten kansen liggen, schreef de baas van Virgin. Anderen, zoals toenmalig burgemeester van New York Michael Bloomberg, waren het eens met Mayer. ‘Telewerken is een van de dommere dingen die ik ooit heb gehoord’, aldus Bloomberg.

Mayer leek gelijk te krijgen. Na de afschaffing van telewerk had Yahoo zijn beste kwartaal in vier jaar, en zei het bedrijf stabieler te zijn - resultaten die vaak toegeschreven worden aan Mayers beslissing. Bloom is niet overtuigd van dat verband: ‘Yahoo illustreert uitstekend waarom casestudies misleidend zijn. Als je ernaar kijkt, zou je zeggen dat de afschaffing van thuiswerk de aandelen omhoogstuwt. Maar die resultaten kunnen ook ergens anders aan gelegen zijn.’ Yahoo’s winstpiek bleek trouwens geen lang leven beschoren.

Toch zou het kunnen dat telewerk ten koste gaat van innovatie. Een kleinschalig Nederlands onderzoek op basis van bevragingen bij 83 werknemers in uiteenlopende sectoren wees in 2008 uit dat creatief denken erbij inschiet als collega’s telewerken. Complexe projecten met een strakke deadline zouden vlotter verlopen in rechtstreekse samenwerking. De onderzoekers peilden naar innovatie met de uitspraak ‘In mijn werk vind ik nieuwe oplossingen voor knelpunten die onopgelost blijven.’ Jan de Leede van de universiteit van Twente is de hoofdauteur van de studie, die verscheen in het Journal of e-Working. Hij concludeerde uit het onderzoek dat bedrijven goed moeten nadenken of het werk dat ze verrichten zich leent tot thuiswerk.

Hambley meent dat De Leedes resultaten gedateerd zijn nu technologieën zoals GoToMeeting, WebEx en Skype for Business struikelblokken van amper vijf jaar geleden uit de weg hebben geruimd en probleemoplossend samenwerken op afstand mogelijk hebben gemaakt. Desgevraagd beaamt De Leede dat gedeeltelijk. Hij blijft ervan overtuigd dat echt innovatief werkgedrag van thuis uit niet vanzelfsprekend is.

In een tweede zeldzaam onderzoek onderzochten Stan De Spiegelaere (KU Leuven) en zijn team de invloed van telewerk op innovatie. In 2015 ondervroegen ze ruim 900 Belgische werknemers. Conclusie: thuiswerk komt innovatie wel degelijk ten goede, maar afwijken van de traditionele werkuren van 9 tot 5 kan een beperkt negatief effect hebben op de c­eativiteit.

In een vervolg op hun China-onderzoek hopen Bloom en zijn collega’s dat verband verder uit te diepen bij proefpersonen van wie de functie samenwerking en creativiteit vraagt. In afwachting van de resultaten raadt Bloom leidinggevenden aan om zelf heimelijk aan het experimenteren te slaan. Er is altijd wel een excuus te vinden - sneeuw, wegwerkzaamheden, een treinstaking - om een kleine groep werknemers een tijdje van thuis uit te laten werken. Na een paar weken of maanden kunnen ze de prestaties van die thuiswerkers vergelijken met die van de kantoorcollega’s, en beslissen of het bedrijf gebaat zou zijn met thuiswerk. ‘Probeer het uit, maar schep zeker geen valse verwachtingen’, zegt Bloom. ‘Als je mensen vertelt dat je het doet, zullen ze zich uit de naad werken om te bewijzen dat het de moeite loont.’

Verre toekomst

Nog lang niet alle bedrijven zijn op de kar gesprongen, maar voor velen is telewerk al de normaalste zaak van de wereld. Digitale samenwerking loopt steeds vlotter, dus Gajendran en andere experts gaan ervan uit dat sommige collega’s misschien zelfs nooit meer fysiek samen hoeven te zijn om samen te werken. Uitblinken in telewerk wordt dan een troef voor werknemers.

Dat belooft niet alleen het arbeidslandschap op zijn grondvesten te doen daveren, maar ook de fysieke werkomgeving. Kantoren kunnen kleiner, de stedelijke infrastructuur wordt minder belast, en we kunnen ervoor kiezen veel verder van ons werk te wonen of een job aan te nemen mijlenver van onze woonplaats.

Dat kan ook gevolgen hebben voor hoe we met anderen omgaan. ‘We zijn sociale dieren en we hebben in de loop van de evolutie steeds van dichtbij samengewerkt’, vertelt O’Neill. ‘We kunnen niet op een-twee-drie aan zo’n extreme mobiliteit wennen, maar volgens mij breekt langzamerhand wel een tijdperk aan waarin werken op afstand onvermijdelijk is.